PRIVACY VERKLARING HÔTES CULTURE

We vinden het belangrijk dat jouw gegevens met zorg en volgens de afgesproken geldende wetgeving worden verkregen, gebruikt en bewaard. Dit moet transparant zijn, want het zijn immers jouw gegevens. In deze privacyverklaring vertellen we je welke gegevens we van je vragen, waarom en waarvoor we ze gebruiken. Ook wat jouw rechten zijn, wie toegang krijgt tot jouw gegevens en hoe lang we gegevens van jou bewaren.

1. WIE ZIJN WIJ

Hôtes Culture B.V.
Herengracht 386
1016 CJ Amsterdam
Tel: 020-214 2333
KvK: 753 800 80
Email: info@hotesculture.nl

2. VAN WIE VERZAMELEN WE GEGEVENS?

Wij verzamelen gegevens van sollicitanten, (potentiële) kandidaten, medewerkers, (potentiele) opdrachtgevers of andere zakelijke relaties.

3. WANNEER VERZAMELEN WE DEZE GEGEVENS?

Wanneer je onze website hotesculture.nl bezoekt; je gegevens invult of achterlaat op onze website; je solliciteert bij ons; je je inschrijft bij ons; indien wij persoonlijke informatie ontvangen van een door jou opgegeven contactpersoon; wanneer opdrachtgevers, waar je werkt of gewerkt hebt, persoonlijke informatie over je met ons delen of wanneer een opdrachtgever jou voorstelt aan ons; indien dit onderdeel uitmaakt van of voortkomt uit onze overeenkomst.

4. WAAROM VERZAMELEN WE DEZE GEGEVENS?

We doen dit om goed ons werk te kunnen doen. Waaronder: werving, selectie, uitzending, advies, planning en personeels- en salarisadministratie. Ook om te voldoen aan een wettelijke verplichting en altijd vanuit een functioneel doel en alleen relevante informatie die nodig is om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met elkaar zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren.

We verzamelen deze gegevens ook voor de volgende specifieke doeleinden, bijvoorbeeld om:

• Te kunnen reageren op vragen, tips, feedback, sollicitaties of verzoeken indien je daarvoor
  een formulier hebt ingevuld of gegevens hebt achtergelaten;
• E-mails te kunnen sturen zoals nieuwsbrieven, indien je je daarvoor hebt aangemeld;
• Je voor te stellen bij onze opdrachtgevers, in geval van video’s of foto’s: uitsluitend indien je deze op vrijwillige basis en met toestemming van jou aan ons hebt verstrekt, of hebt laten verstrekken;
• Je zo goed mogelijk volgens jouw wensen en beschikbaarheid en de mogelijkheden bij onze opdrachtgever in te plannen;
• Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
• De benodigde acties en administratie uit te voeren bij ziekte, verzuim, re-integratie; om te voldoen aan die wettelijke verplichtingen en afspraken die zijn opgenomen in het verzuimprotocol.
• Voor een overeenkomst van opdracht met een opdrachtgever. Wij verzamelen jouw gegevens om;
• de overeenkomst met jou te kunnen vastleggen, onderhouden en na te komen, bijvoorbeeld;
• met jou te kunnen communiceren; om te kunnen factureren; om jou en/of jouw collega’s toegang te verstrekken tot de planner en het accountbeheer in te regelen; voor rapportagedoeleinden (bijvoorbeeld om de juiste persoon de juiste rapportage te verstrekken);
• Voor controles en kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;
• Voor naleving van wet- en regelgeving bijvoorbeeld: identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en socialezekerheidswetgeving en pensioen.

5. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WE VAN JOU?

We verwerken specifiek de volgende (documenten met) persoonsgegevens:
Bij inschrijving;

• NAW gegevens, e-mailadres en telefoonnummer;
• Geboortegegevens, leeftijd, geslacht; We vragen gegevens zoals jouw geslacht op om met je te kunnen communiceren; gegevens over leeftijd om je in onze systemen te identificeren en om te bepalen of wij bepaalde verplichtingen hebben. Bijvoorbeeld ten aanzien van loon en werktijden of toestemming van ouders of voogd.
• Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
• Pasfoto – op vrijwillige basis en met toestemming van jou;
• Gegevens over beschikbaarheid en verlof;
• Andere gegevens die van belang kunnen zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van jou als kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;

Op het moment dat je voor Hôtes Culture kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt;

• Identiteitsbewijs, om na te gaan of je mag werken in Nederland. Ga je niet binnen vier weken voor ons aan de slag, dan wordt het kopie identiteitsbewijs verwijderd.
• Gegevens t.b.v. personeels- en salarisadministratie waaronder: nationaliteit, BSN-nummer, werkvergunning, bankrekeningnummer.

Indien je via ons wordt uitgezonden/gedetacheerd aan een opdrachtgever;

• NAW, geboortedatum, BSN (indien noodzakelijk in het kader van de beperking van de ketenaansprakelijkheid, indien van toepassing: verblijfsvergunning, A1-verklaring, tewerkstellingsvergunning).
• Gegevens tbv verzuimregistratie waaronder: telefoonnummer i.v.m. bereikbaarheid en duur verzuim.

We verzamelen de volgende gegevens van opdrachtgevers:

• Naam, contactgegevens en functie;
• Gegevens van het bedrijf waarvoor je werkt of vertegenwoordigt;
• Gegevens om een goede zakelijke relatie met de opdrachtgever te kunnen onderhouden;

6. HOE LANG BEWAREN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?

We bewaren jouw gegevens zo lang als nodig en niet langer dan noodzakelijk. Dit bepalen we aan de hand van wet- en regelgeving zoals deze is vastgesteld door de Rijksoverheid.

Specifiek betekent dit;
Sollicitanten (indien je (nog) niet voor Hôtes Culture hebt gewerkt): we vragen specifiek toestemming wanneer jij jouw gegevens (CV, werkervaring, opleiding) in portfolio wilt laten opnemen, deze zijn dan zijn beschikbaar tot één jaar na het laatste contact indien je niet voor Hôtes Culture hebt gewerkt. Daarna worden ze definitief verwijderd indien je niet voor ons bent gaan werken.

Indien je voor Hôtes Culture werkt/hebt gewerkt:
jouw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na het einde van jouw dienstverband.

Bepaalde persoonsgegevens zijn, ten behoeve van fiscale verplichtingen, 7 jaar nadat je uit dienst bent beschikbaar. Zoals salarisafspraken en arbeidsvoorwaarden. De loonbelastingverklaring en kopie identiteitsbewijs bewaren we tot 5 jaar nadat je uit dienst bent.

7. MET WIE KUNNEN WE JOUW PERSOONSGEGEVENS DELEN?

Opdrachtgevers en leveranciers (zoals gegevensverwerkers) die namens Hôtes Culture diensten verlenen of opdrachten uitvoeren. Deze ontvangers hebben alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren en deze zijn vooraf opgenomen in een overeenkomst;
Het delen van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, toestemming, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?”

Specifiek gaat het om;

• Derden zoals dienstverleners die functies in onze opdracht uitvoeren (waaronder test-, opleidings-, en/of exameninstituten, partijen die klanttevredenheidsmetingen doen o.a. ten behoeve van keurmerken en certificeringen, externe consultants, zakenpartners en professionele adviseurs als advocaten, auditors, technische ondersteuningsfuncties en IT-consultants die onze systemen ontwikkelen en testen);
• Opdrachtgevers waar we jou voor kunnen stellen, waar je via ons aan het werk gaat of bent, of die ons vragen onze dienstverlening in te zetten voor jouw loopbaanbegeleiding, coaching, bemiddeling of outplacement;
• Individuen en organisaties die informatie, op jouw verzoek, ter referentie kunnen geven.
• Pensioenfonds, indien van toepassing;
• Overheidsinstanties en andere instanties indien wij van mening zijn dat we daartoe verplicht of gerechtigd zijn.
• En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

8. RECHTEN

Je hebt het recht om een verzoek in te dienen voor;

• Inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
• Rectificatie van je persoonsgegevens;
• Verwijdering van je persoonsgegevens of beperking van verwerking: in bepaalde omstandigheden, tenzij wij een goede reden, zoals een wettelijke verplichting, hebben om de persoonsgegevens te verwerken of niet te verwijderen;
• Beperking van of een bezwaar over de verwerking van de persoonsgegevens;
• Overdracht van je gegevens.

In geval van een verzoek, ter bescherming van de persoonsgegevens, zullen wij jouw identiteit moeten kunnen vaststellen. Je krijgt toegang tot en hebt daarmee inzage in een groot deel van je persoonsgegevens wanneer je bij ons komt werken door onze personeels- en salarisadministratie applicatie. Hiermee kun je de gegevens voor het recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid) downloaden. Je kunt zelf ook een aantal gegevens wijzigen zoals het doorvoeren van aanpassingen in jouw NAW, geboortedatum, loonheffingsverklaring en bankrekeningnummer.

Het verwerken van jouw persoonsgegevens is gebaseerd op jouw toestemming, en je hebt ook het recht om jouw toestemming, op enig moment, in te trekken. Het intrekken van jouw toestemming kan niet met terugwerkende kracht en gaat alleen in op het moment dat het verzoek om intrekking is ontvangen en de ontvangst hiervan is bevestigd. De intrekking van toestemming kan niet in het geval verdere verwerking van gegevens volgens een andere grondslag moet voortgezet, zoals een overeenkomst of wettelijke verplichting. Hieronder de wijze waarop je je toestemming kunt intrekken;

• als je je hebt opgegeven voor het ontvangen van de nieuwsbrief kun je je daarvoor afmelden via de afmeldmogelijkheid in de mail die je daarover ontvangt;
• wil je gegevens wijzigen of verwijderen die je zelf niet kunt aanpassen, dan kun je hiervoor rechtstreeks contact met ons opnemen.

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door Hôtes Culture, neem dan contact op met ons op via info@hotesculture.nl of rechtsreek met jouw contactpersoon. Je hebt het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek of vermoed u verlies of ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens, laat het ons dan direct weten. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming dat enkel gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking met inbegrip van profilering.

9. BEVEILIGING

Wij hebben de nodige veiligheidsmaatregelen ingevoerd om het verlies, het onrechtmatig gebruik of de wijziging van informatie die wij ontvangen te voorkomen. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd.

Uitgave 2023 – © Hôtes Culture B.V.